Prognostizieren Sie präzise den Zeit- und Ressourcenaufwand eines Projekts und weisen Sie Prioritäten, Status und Fälligkeitstermine zu. Passen Sie ganz einfach kostenlose Projektplanungs- und To-Do-Listenvorlagen in Excel an, und verwalten Sie komplexe geschäftliche oder persönliche Projekte mit Onlinezusammenarbeit. Nach ersten Erfahrungen beim Handelsblatt und der Wirtschaftswoche, ist sie nun Teil des Marketing-Teams bei factro. Bei der Auflistung entsteht außerdem – durch die Anzahl der zu erledigenden Tasks – eine grobe Übersicht der Aufwände und Du kannst Dir Deine Ressourcen besser einteilen. Jede erledigte Aufgabe steigert die Motivation golisimo und bringt neue Energie für die nächste.
Außerdem kann es eine gute Idee sein, eine Liste für unmittelbar zu erledigende Aufgaben zu führen, eine weitere mit Ideen für künftige Projekte und eine dritte für persönliche Erinnerungen. Erfassen Sie Ihre anstehenden Aufgaben lieber schriftlich und erledigen Sie sie später, bevor Sie vergessen, was Sie eigentlich vorhatten. Handgeschriebene Listen auf einem Blatt Papier vermitteln zwar ein gutes Gefühl beim Abhaken erledigter Aufgaben, allerdings sind sie für die effektive Verwaltung Ihrer Tätigkeiten nicht sonderlich gut geeignet. Der erste Schritt hin zu einer To-do-Liste, die Ihnen tatsächlich hilft?
Es ist perfekt für die langfristige Planung und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Es ermöglicht Ihnen, die Arbeitslast visuell nach Stunden zu planen und auszubalancieren. Sie eignet sich gut zur Verfolgung der Einarbeitung von Mitarbeitern, Schichtaufgaben oder wöchentlichen Aufgabenverteilungen.
Mit Listen produktiver arbeiten
Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Arbeit rechtzeitig erledigen, sollten Sie wissen, welche Ihrer To-dos am wichtigsten sind. Diese Regel ist zwar nicht bindend, hilft Ihnen jedoch auf einen Blick zu erkennen, um was es geht. So haben Sie immer noch Zugriff auf all Ihre Ideen und wichtigen Ziele, ohne Ihre erstellte To-do-Liste zu überladen. Auf diese Weise können Sie nach Belieben Tätigkeiten nach Art des Projekts oder Priorität sortieren und Ihre Liste als Tagesplaner nutzen. Vermeiden Sie es, sich im Nachhinein zu fragen, ob diese Aufgabe bereits erledigt wurde oder nicht. Wichtig ist dabei auch, dass Sie bereits erledigte Aufgaben auf der Liste abhaken.
- Auch im Fall von Scrum ist es jederzeit möglich, aus dem gemeinsamen Sprint-Backlog eine persönliche To-do-Liste abzuleiten und abzuarbeiten.
- Mit fünf bis zehn Minuten Aufwand am Vorabend können Sie sicherstellen, dass Sie am nächsten Morgen direkt loslegen können.
- Asana unterstützt Ihr Team bei der Organisation und zeigt auf, was zu tun ist, warum es wichtig ist und wie man es am besten erledigt.
Tipp: Prioritäten setzen
Wenn Sie mehrere Aufgaben in einem Arbeitsblock zusammenfassen, erledigen Sie nicht nur Ihre To-dos, sondern steigern auch Ihre Produktivität. Es bringt nicht viel, wenn Sie alle wichtigen To-dos erledigen, das aber viel zu spät. Priorisierung heißt nicht unbedingt, dass man die wichtigste Aufgabe in jedem Fall zuerst erledigen muss. Sie können die wichtigsten Aufgaben ganz oben platzieren oder benutzerdefinierte Tags nutzen, um Prioritäten anzuzeigen – Hauptsache, Sie sehen, welche Arbeit besonders wichtig ist, sodass Sie nichts vergessen.
Stimmen Sie die Mitarbeiter auf die Ziele ab und lassen Sie sie den Status ihrer Aufgaben in Echtzeit aktualisieren. Legen Sie gruppen- und personenbezogene Ansichts-/Bearbeitungsrechte für den Online-Zugriff mit Berechtigungen für die Freigabe von Projektplänen fest. Verdeutlichen Sie Projektziele und wichtige Ergebnisse, indem Sie Aufgaben kategorisieren und Prioritäten nachverfolgen.
Digitale Listen lassen sich in dem Fall einfacher anpassen und überarbeiten. Solange Sie damit gut organisiert sind und gut arbeiten können, erfüllt die Liste ihren Zweck. Die Leute wissen, was sie zu tun haben. » Entdecken Sie, wie auch Ihr Team mit Asana effizienter arbeiten kann. Mit einem Work-Management-Tool wie Asana können Sie Prioritäten direkt an Ihren Aufgaben hinterlegen und so sicherstellen, dass Ihr Team stets an den richtigen Dingen arbeitet. Wenn es darum geht, Ihre Aufgaben zu erledigen, müssen Sie nicht nur wissen, was zu tun ist, sondern auch, bis wann es erledigt sein muss. Egal, ob Sie wichtige Dinge zuerst erledigen oder erst im Laufe des Tages – stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was alles vor Ihrem Feierabend erledigt sein muss.
Wenn Sie ohnehin alles digital erledigen, kann eine App die richtige Wahl sein. Überdies gehen Sie entspannter ins Bett, können wirklich abschalten und am nächsten Morgen sofort loslegen. Idealerweise strukturieren und organisieren Sie mit der To-do-Liste maximal einen Tag. Bei der komplexen To-do-Liste werden die Spalten noch einmal erweitert und die benötigten Mittel sowie die dafür verantwortlichen Mitarbeiter ergänzt. Die erweiterte To-do-Liste enthält zusätzlich eine Spalte mit dem voraussichtlichen (zeitlichen) Aufwand sowie einer Deadline, also bis wann die Aufgabe erledigt sein muss.
Du kannst Kanban-Boards oder klassische Listen nutzen, Fristen terminieren, Verantwortlichkeiten zuweisen und Abhängigkeiten definiere. Ob du deine To-do-Liste klassisch auf Papier erstellst, in Word oder Excel arbeitest oder eine spezielle Software bemühst, bleibt komplett dir überlassen. 1-4 Wochen und planen für diesen Zeitraum anstehenden Tasks. Die erste Spalte ist deswegen (in der Regel) die Spalte “zu erledigen” – oder eben “to do”. Anders sieht es aus, wenn du etwas für ein Meeting erledigen musst, z.B. Die erledigst du am besten direkt, bevor du deine To-do-Liste schreibst.
Lassen Sie Excel erledigte Aufgaben automatisch durchstreichen oder überfällige Fristen rot markieren. Um Tippfehler zu vermeiden und die Eingabe zu beschleunigen, nutzen Sie die Datenüberprüfung. Egal, ob Sie tägliche Aufgaben verwalten, ein Projekt planen oder eine einfache Checkliste benötigen – Excel bietet die Flexibilität, die Sie brauchen. Beim Organisieren und Sortieren deiner Liste streiche zunächst alle erledigten Aufgaben durch. Eine effektive To-Do-Liste enthält alle zu erledigenden Aufgaben nach Priorität geordnet. Verwende To-Do-Listen, um alle wichtigen Aufgaben im Auge zu behalten und deine Zeit effizient zu nutzen.
Schritt 3: Statte deine Aufgaben mit Deadlines aus
Das Abhaken erledigter Aufgaben oder erreichter Ziele verschafft zudem einen psychologischen Motivationskick. In der Übersicht werden alle anstehenden Aufgaben nach Priorität sortiert, abgearbeitet und abgehakt. Wenn Sie unsere Artikel gerne und häufiger nutzen, dann freuen wir uns, wenn Sie auch uns unterstützen und die Karrierebibel bei Google als „bevorzugte Quelle“ nennen. Erfahren Sie, wie Asana die nahtlose Zusammenarbeit von Teams unterstützen kann. Erfahren Sie, wie Asana dabei helfen kann, Ihr Unternehmen in großem Maßstab zu verbinden.